Gestion d'horaire
31 décembre 2019

Personnaliser votre compte Voilà!

Une fois vos employés à bord, il est temps de configurer votre compte Voilà!

Avant de commencer, nous vous rappelons que notre support technique est disponible en tout temps dans le coin inférieur droit de votre écran. Au besoin, nous nous ferons un plaisir de vous assister!

Passons maintenant à l’essentiel!

Dans cet article, nous allons passer en revue les éléments essentiels pour personnaliser votre compte Voilà! tel que :

 

 

Structure de l’entreprise

Voilà! offre 3 niveaux pour structurer votre compte d’entreprise : les équipes, les positions et les lieux de travail.

 

1. Équipes

Les équipes vous permettent d’organiser vos employés par département et gestionnaire. C’est le seul niveau qui vous permet de personnaliser les règles d’affaires de vos invitations et de vos assignations en fonction de la réalité de votre entreprise.

Par exemple, vous pouvez prioriser les employés ayant certains statuts d’emploi (à temps plein, contractuel, etc.) pour les quarts auxquels ils sont qualifiés.

Chaque équipe peut être gérée par différents gestionnaires et les administrateurs ont accès à TOUTES les équipes.

Pour protéger la vie privée de vos employés, les employés ne verront pas leurs collègues en dehors de leurs équipes.

De plus, une équipe peut être liée à diverses positions et lieux de travail.

Par exemple : une équipe d’infirmières peut être appelée à intervenir dans 3 départements (lieux) et comprendre des professionnels de spécialités différentes (positions).

 

2. Positions

Considérez les positions comme des titres d’emploi ou des ensembles de responsabilités.

Pour chaque employé, chaque poste est lié à un salaire différent et peut être lié à différentes équipes.

Les assignations secondaires (voir ci-dessous) vous aident à créer des hiérarchies et, en fonction de vos règles d’affaires, d’attribuer automatiquement les quarts de travail à l’employé idéal disponible.

Par exemple, si le «nombre minimal d’heures travaillées» est une priorité absolue, un caissier subalterne se verra automatiquement inviter à prendre un quart de travail si aucun caissier principal n’est disponible.

De plus, chaque position est identifiée par une couleur différente que vous pouvez facilement personnaliser.

Cette représentation visuelle de votre main-d’œuvre vous aidera à naviguer entre les différentes positions lorsque vous consultez vos horaires.

 

3. Lieux

Les lieux sont les endroits où vos employés seront appelés à travailler. Ils sont facilement identifiables en identifiant le nom et l’adresse du lieu.

Selon votre secteur d’activité, un lieu peut être une succursale, un département, une ligne de production ou même l’adresse d’un client (si vous avez des travailleurs sur la route). Vous pouvez personnaliser les lieux comme bon vous semble.

Avec la fonction de temps et présence, vous pouvez aller plus loin en localisant les poinçons mobiles de vos employés en fonction de la position des lieux de travail où ils sont supposés se trouver.

 

Paramètres de confidentialité

La transparence et la communication sont d’excellents moyens d’augmenter l’engagement des employés Nous comprenons toutefois que toutes les entreprises ne fonctionnent pas de la même manière et vous permettons de définir celles-ci à votre manière.

Vous pouvez choisir ce à quoi un employé a accès dans chaque équipe.

Les principaux paramètres de confidentialité auxquels il faut porter attention sont :

 

  • Visibilité des horaires d’autres employés : vous pouvez décider si un employé peut voir les horaires de ses collègues. Bien que cette visibilité soit très pratique lors d’échanges de quarts de travail, elle peut provoquer de la jalousie lorsque des employés ont priorité sur les autres.

 

  • Accès aux coordonnées des collègues : vous pouvez décider si un employé peut consulter les coordonnées de ses collègues (courriel et numéro de téléphone) pour le travail ou des urgences. S’il n’est pas à l’aise que ses coordonnées soient rendues publiques au sein de votre entreprise, un employé peut toujours contacter son responsable.

 

  • Si les listes d’employés sont rendues publiques pour tous les employés. Selon votre secteur d’activité, vous pouvez décider s’il est avantageux de rendre votre liste d’employés publique ou non pour le reste de votre équipe.

 

Approbations et autorisations

Les approbations et les autorisations sont au cœur de Voilà! C’est ce qui permet de faire de la gestion des horaires un travail collaboratif entre employés et gestionnaires.

Ainsi, Voilà! offre aux employés la flexibilité de sélectionner les quarts de travail leur convenant le mieux, tout en s’assurant que ces choix soient approuvés par les gestionnaires et respectent les règles de votre entreprise.

Pour gagner du temps et alléger le travail administratif, les employés peuvent demander des heures supplémentaires, des remplacements et des échanges de quarts en quelques clics.

Tout ce dont ils ont besoin, c’est de votre approbation avant que l’horaire ne soit officiellement modifié!

Étant donné que ces autorisations sont définies au niveau de chaque «Équipe», vous pouvez les tester sur de petits groupes et voir ce qui correspond le mieux à la réalité de votre entreprise.

Nous voyons de nombreuses entreprises donner aux employés la liberté de demander ou d’échanger des quarts mais nécessiter que ces changements soient approuvés par la suite.

En fonction de leur expérience, les gestionnaires peuvent adapter les niveaux de permission de leurs employés avec le temps. Ils peuvent supprimer ou ajouter des règles d’approbation selon leurs besoins.

En offrant aux employés leur mot à dire dans la création de leurs horaires, les entreprises établissent une relation de confiance et réduisent l’absentéisme au travail.

 

Niveaux de gestion

Voilà! propose 3 niveaux de gestion : Administrateur, Gestionnaire, Employé.

 

Administrateurs

Les administrateurs ont une vue globale de leur compte d’entreprise. En tant qu’administrateur, vous pouvez modifier la structure du compte, gérer les rôles, les informations de paiement et personnaliser les règles d’affaires de chaque équipe. C’est le seul niveau qui vous permet d’accéder aux informations liées aux salaires.

 

Gestionnaires

Les gestionnaires sont liés à une ou plusieurs équipes que vous leurs assignez. Ils ne peuvent pas modifier les paramètres de gestion, mais ils ont accès à plusieurs fonctionnalités dont :

  • Affichage des informations de contact des employés et ajout de notes à leur profil.
  • Planification des horaires et ajout d’employés à leurs équipes.
  • Approbation et gestion des changements / remplacements de quarts.

 

Employés

En fonction du niveau d’autorisation qu’un gestionnaire ou un administrateur configure, les employés peuvent gérer leurs comptes et horaires, demander des remplacements et s’échanger des quarts.

 

Invitations

L’une des principales caractéristiques de Voilà! est sa capacité à inviter les employés à choisir des quarts de manière intelligente et personnalisée en fonction de chaque entreprise.

Avec les invitations, vous pouvez configurer l’ordre dans lequel les employés sont invités à prendre un quart de travail ouvert ou un remplacement. De plus, vous pouvez personnaliser le délai entre chaque invitation.

 

REMARQUE : Le premier employé invité reste capable d’accepter une invitation même s’il ne l’a pas vue au début et que tous les autres employés l’ont reçue, et ce, tant que le quart n’a pas été réclamé. Puisqu’ils ont la priorité, ils ne perdent pas leur droit avec la prochaine invitation.

 

Les invitations peuvent être configurées en fonction de l’ancienneté, des heures accumulées ou minimales, des compétences ou par le biais d’un mélange de ces règles et de nombreuses autres que vous pouvez personnaliser.

Les invitations sont hiérarchisées en fonction du statut, des qualifications, des équipes et des lieux de travail de l’employé. Les employés déjà assignés ou indisponibles au moment d’un quart de travail ne seront pas invités à le prendre.

Une autre fonctionnalité est la possibilité d’inviter tous les employés en même temps pour un quart de travail ouvert.

Après avoir manifesté leur intérêt pour le quart demandé, un gestionnaire peut sélectionner l’employé optimal pour le quart demandé parmi les intéressés.

Lorsque votre temps est limité, cette fonction « d’inviter tout le monde » est particulièrement utile pour trouver des remplaçants de dernière minute ou des employés pour des heures supplémentaires!

 

Règles d’assignation

Les règles d’assignation vous aident à déterminer l’ordre dans lequel les employés intéressés peuvent obtenir leur quart de travail.

Vous pouvez créer une invitation personnalisée et laisser un maximum d’employés intéressés se manifester. Les règles d’assignation vous permettent d’ensuite les prioriser pour choisir à qui assigner un quart parmi les intéressés.

Pour ce faire, vous pouvez regrouper les employés partageant certaines caractéristiques (telles que l’expérience ou un score de compétence) et les trier au sein de chaque groupe à votre guise.

Enfin, vous pouvez décider de sélectionner le premier employé de votre liste personnalisée et de lui assigner automatiquement un quart à un moment prédéfini.