Que rechercher dans une solution de gestion du temps et présences

Offrez une cure de jouvence à vos cartes perforées en passant à une solution moderne de gestion du temps et présences peut être une option intéressante.

Non seulement cela montre à vos employés que votre entreprise progresse et investit dans la productivité, mais cela peut également réduire considérablement les tensions causées par les erreurs humaines courantes telles que la paie.

Pourtant, voici le problème : toutes les applications ne sont pas créées de la même manière.
En trouver une qui soit adaptée à votre réalité d’entreprise demande une certaine réflexion.

Voici quelques points à garder en tête lors de votre prise de décision :

Qu’est-ce qu’une solution de gestion du temps et présences ?

Avant d’en arriver là, commençons par les bases : qu’est-ce qu’une solution de gestion du temps et présences ?

Le temps et la présence peuvent signifier différentes choses pour chacun. Cependant, on le définit le plus souvent comme une solution qui intègre à la fois des solutions de pointage (punch) et les feuilles de temps qu’elles remplissent. Certaines solutions peuvent également offrir la gestion des congés, le prétraitement de la paie et d’autres fonctionnalités connexes.

Ou mieux encore, intégrez même un système de gestion d’horaire comme le nôtre.

Types de solutions

Si nous nous concentrons sur la partie chronométrage du système, vous pouvez trouver diverses options, allant des feuilles de temps remplies manuellement jusqu’au pointage biométrique.

Les solutions les plus populaires incluent les suivantes :

Poinçon Web

La pointage sur console web est devenue monnaie courante depuis les dernières années.

C’est simple à configurer et cela permet aux employés de pointer à l’arrivée et à la sortie à l’aide d’un code PIN ou d’un autre identifiant.

C’est une option idéale pour les entreprises de fabrication dont les employés ne peuvent pas transporter beaucoup de choses avec eux (y compris leurs téléphones et même leurs portes-clés).

Alors que certains systèmes de pointage web sont offerts sous forme d’applications pour tablettes, d’autres peuvent aussi être utilisés à partir de n’importe quel navigateur, ce qui vous permet de les déployer sur n’importe quel appareil électronique que vous possédez.

Poinçon biométrique

Alors que les poinçons Web peuvent prendre une photo de l’employé en train de pointer pour valider leur identité, les poinçons biométriques font un effort supplémentaire.

Ils peuvent identifier chaque employé de différentes manières, y compris les empreintes digitales, les mains ou la rétine. Si certains employeurs trouvent le concept intrusif, ces technologies ont connu leur lot de popularité depuis la pandémie, car les employés n’ont pas à toucher l’appareil pour s’identifier.

Lecteurs RFID ou codes-barres

Les scanners RFID ou de code-barres fonctionnent de la même manière que les cartes de pointage.

Les employés n’ont qu’à scanner leurs badges pour être pointés à l’entrée et à la sortie du travail. Comme les scanners biométriques, ceux-ci peuvent être reliés à un dispositif d’affichage si plus d’informations sont requises de la part de l’employé pour savoir à quel projet ou tâche il s’attelle réellement.

Pointage mobile

Le poinçon mobile est souvent la solution la plus efficace lorsqu’un superviseur n’est pas sur place.

Les employés peuvent pointer directement depuis leur téléphone et sont généralement géolocalisés pour confirmer qu’ils sont réellement sur place. S’assurer que les employés sont physiquement au travail permet d’éviter les comportements frauduleux comme le vol de temps.

Le pointage mobile est considéré comme un favori dans de nombreuses industries de services à la clientèle. Il permet aux employeurs de confirmer les heures d’arrivée et de départ de leurs employés et de les payer automatiquement pour les heures qu’ils ont réellement travaillé.

Poinçon via lignes téléphoniques

Même si cette solution a perdu de sa popularité (en raison du manque de validation d’identité et du temps nécessaire pour pointer), les pointages téléphoniques sont utiles lorsque vos employés travaillent à distance et que le réseau n’est pas stable ou disponible.

Il permet aux employés d’appeler le centre de pointage depuis une ligne fixe et de valider leur présence via la ligne téléphonique à partir de laquelle ils appellent et valident leur identité via un code PIN fourni.

Principaux avantages de l’adoption d’une solution de gestion du temps et présences

Il va sans dire que les avantages du passage des fiches de pointage à un système temps et présences sont nombreux.

Pour commencer, cela fait du pointage à l’arrivée et au départ une expérience plus transparente et plus simple pour vos employés. Cela réduit également le risque que les employés volent du temps, par le biais de pointage par collègue ou d’autres moyens, en plus de réduire le nombre d’erreurs humaines.

Du point de vue du traitement de la paie, une solution de temps et présence vous aidera à gagner du temps, car elle peut valider automatiquement les feuilles de temps et signaler les incohérences, tout en évitant les erreurs. Le tout est connecté à votre système de traitement de la paie.

Ce qu’il faut rechercher lors de la sélection d’un système de gestion du temps et présences

Maintenant que vous connaissez tous les avantages qui découlent de la mise en œuvre d’une solution de gestion du temps et présences, voici ce que vous devez garder à l’esprit lorsque vous comparez les solutions disponibles :

Précision

L’objectif principal derrière la mise en place d’une solution de temps et présences est de suivre précisément le temps travaillé par vos employés.

Pour ce faire, assurez-vous que les systèmes choisis ne permettent pas aux employés ou aux gestionnaires de modifier le temps pointé et que vous pouvez toujours vous référer aux données exactes pointées lorsque vous en avez besoin. Un autre facteur important est de s’assurer que les retards de transfert de données n’ont pas d’incidence sur l’horodatage réel de l’arrivée ou du départ de l’employé.

Plusieurs capacités de suivi du temps

Qui dit différents département dit différentes réalités.

Vous voulez vous assurer que votre système de temps et présences peut s’adapter à votre entreprise et offrir des solutions qui répondent aux besoins de vos employés. Par exemple, il est intéressant d’offrir aux employés d’usine l’option de pointer à partir d’un appareil fixe lorsqu’ils entrent dans une chaîne de production et d’offrir aux employés de bureau de remplir leurs feuilles de temps à partir de leur ordinateur de travail.

Gestion des feuilles de temps multi-plateformes

C’est bien de laisser les employés pointer depuis leur téléphone, mais s’ils ont besoin d’un ordinateur pour soumettre ou demander un ajustement de feuille de temps par la suite, est-ce vraiment une solution efficace?

Même si la plupart des systèmes de temps et présences offrent des fonctionnalités de feuille de temps sur le Web et sur mobile, il est toujours préférable de le vérifier.

Règles de normalisation et d’approbation intelligentes

Une fois que vos employés ont chronométré leur temps, votre système doit être suffisamment intelligent pour séparer les entrées conformes et non conformes.

 Il est généralement plus facile de savoir ce qui est attendu de vos employés lorsque la solution T&A choisie se connecte à vos horaires. Une solution intelligente sera en mesure d’ajuster, d’arrondir et d’approuver la plupart des entrées, permettant à votre responsable de se concentrer uniquement sur les écarts restants.

Facilité d’utilisation

Vous pensez probablement : si ce n’est qu’un coup de poing, à quel point cela peut-il être complexe ?

Eh bien, si vos employés doivent se souvenir d’une pièce d’identité de 13 caractères ou se laver les mains deux fois après un quart de travail gras pour scanner leurs doigts, votre solution générera rapidement plus de tension que d’engagement. Il va sans dire que les interfaces doivent TOUTES être conviviales et rapides à répondre!

Notifications en temps réel

L’un des avantages d’avoir une solution T&A connectée est de savoir qui est au travail.

En tant que gestionnaire, il est important de comprendre quelles notifications sont envoyées à qui et quand. Si un employé est absent ou a oublié de pointer, vous devriez pouvoir agir rapidement avant que cela n’affecte votre productivité.

Intégrations tierces

Un système de temps et de présence solide vous aidera, mais sa véritable puissance réside dans sa capacité à s’intégrer à l’ensemble de votre écosystème informatique.

Faites attention pour voir s’il peut importer des données de vos horaires pour valider les quarts de travail et les entrées de temps, se connecte à votre paie pour transférer les heures travaillées et synchronise automatiquement les utilisateurs lorsque les employés sont embauchés ou licenciés à votre système RH.

Congé à temps partiel (PTO) et suivi des dépenses

La paie ne comprend pas seulement les heures travaillées.

Certaines applications comme Voilà! vous permettent de gérer les demandes de congés, y compris les jours fériés, et les comptes de dépenses. Elles peuvent également calculer et appliquer automatiquement les primes et les règles d’heures supplémentaires afin que vos feuilles de temps reflètent l’intégralité de la paie.

Accompagnement & mise en œuvre

Une fois que vous avez trouvé le logiciel idéal, prenez le temps d’analyser le support qu’il offre en vous posant les questions suivantes :

 Une équipe de soutien est-elle disponible lorsque vos employés sont au travail?

 À quelle vitesse peuvent-ils répondre si votre système de frappe tombe en panne?

 Sont-ils dans le même fuseau horaire que vous ?

Pour éviter trop de demandes d’assistance, assurez-vous de demander à votre fournisseur de vous fournir du matériel de formation et de vous aider à configurer votre système de temps et présence. De cette façon, vos employés et vos gestionnaires savent comment l’utiliser efficacement.

Retour sur investissement

Enfin, il est primordial d’évaluer le retour sur investissement que votre solution sélectionnée peut générer.

Même si toutes les cases précédentes sont cochées, des coûts initiaux élevés ou des retards de mise en œuvre peuvent être un facteur décisif. Les automatisations, les contrôles d’erreurs et les intégrations peuvent également vous faire gagner un temps précieux qui devrait peser dans votre prise de décision.

En résumé

Toutes ces fonctionnalités clés peuvent sembler être un grand changement par rapport à votre ancienne méthode de pointage.

Comme le dit le proverbe : “Avec de grands pouvoirs viennent de grandes responsabilités”!

L’adaptation aux nouvelles fonctionnalités peut prendre plus de temps, mais une fois que vous aurez découvert les avantages de la mise en œuvre d’une solution de gestion du temps et des présences, vous ne regarderez plus en arrière.

Vous souhaitez passer à une solution de gestion du temps et présences? Ou mieux encore, vous voulez en savoir comment Voilà! peut combler tous vos besoins de temps et présences?

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