Le guide du pointage : meilleures pratiques pour votre personnel

Le pointage au travail fait partie du quotidien de la main-d’œuvre salariale. Surtout dans les secteurs de la santé, du commerce de détail et de la manufacture où chaque minute compte.

En tant que responsable, vous pensez peut-être que le fait de pointer au travail devrait être ressenti comme « voir l’heure » pour les employés, mais c’est une étape qui peut facilement être négligée. Surtout lorsque les employés arrivent au travail en courant ou ont beaucoup de choses à l’esprit.

Que ce soit intentionnel ou non, oublier de pointer au travail a de graves conséquences comme le vol de temps. Ainsi, les employés ne sont pas rémunérés correctement. Les deux ont un impact négatif sur votre entreprise à plus d’un titre.

Dans ce guide, nous examinerons ce qu’est un système de pointage, partagerons quelques bonnes pratiques en matière de pointage au travail et examinerons les différents types de systèmes de pointage à prendre en considération :

Qu’est-ce qu’un système de pointage ?

Un système de pointage (également appelé logiciel de gestion du temps et de présences) est conçu pour suivre le nombre d’heures travaillées par les employés.

Pour ce faire, les employés pointent lorsqu’ils commencent leur journée de travail et pointent lorsqu’ils terminent. L’objectif est d’éviter les erreurs de paie coûteuses et de simplifier le processus complexe et chronophage de gestion du temps et de présences.

Avantages d’avoir un système de pointage

Maintenant que vous connaissez le rôle un système de pointage, il est temps d’examiner les principaux avantages qu’il apportera à votre personnel :

1.Réduire les coûts de main-d’œuvre

Les coûts de main-d’œuvre sont l’une des dépenses les plus importantes de votre entreprise.

L’utilisation d’un système de pointage peut réduire considérablement vos coûts de main-d’œuvre en ajustant automatiquement les entrées de temps en fonction de vos préférences. La diminution du temps manuel passé sur cette tâche, vous offre ainsi un plus grand contrôle sur les coûts de main-d’œuvre.

2.Faire gagner du temps à tout le monde

La gestion et la soumission des feuilles de temps peuvent être un processus chronophage pour votre personnel.

Les employés doivent soumettre manuellement leurs feuilles de temps, laissant les gestionnaires jouer au détective pour s’assurer qu’il n’y a pas d’erreurs coûteuses.

La mise en place d’un système de pointage rationalise le processus en permettant aux employés de soumettre des feuilles de temps tout en tenant les gestionnaires informés et en contrôlant les erreurs grâce à un suivi intelligent.

Une solution de gestion des effectifs comme Voilà! vous permet d’aller plus loin en offrant des capacités GPS telles que la géolocalisation de l’emplacement exact du pointage des employés.

3. Éliminer le pointage entre copains

Le « pointage entre copains », est un terme utilisé pour parler d’un employé qui pointe l’entrée et la sortie du quart de travail pour un autre collègue.

Cette pratique est un problème permanent pour la main-d’œuvre horaire. Quelle que soit la raison derrière cela (comme l’arrivée en retard ou le manque de motivation), cela a de graves conséquences. Perte de revenus, personnel surpayé et faible productivité pour n’en nommer que quelques-uns.

Le moyen le plus simple et le plus rapide d’arrêter le pointage entre copains est d’éliminer l’utilisation des feuilles de temps et des cartes de pointage en papier. Les deux peuvent être falsifiés ou utilisés par n’importe qui.

Le fait que votre personnel pointe son entrée et sortie numériquement sur téléphone ou par Web en utilisant la validation GPS les rend responsables et vous permet de suivre les heures des employés en veillant à ce que cela n’affecte pas vos résultats.

4.Réduire le chiffre d’affaires en offrant une paie précise et délivrée rapidement

Le marché du travail actuel étant une mine d’opportunités pour les demandeurs d’emploi, en tant que manager, il est dans votre intérêt de retenir vos meilleurs talents. La mise en place d’un système de pointage garantit que les paies des employés sont exactes et calculées en temps opportun.

Meilleures pratiques pour pointer au travail :

En tant que responsable, il peut être difficile de rester au courant de toutes choses et de savoir quand les employés arrivent et sortent correctement de leur journée de travail.

L’oubli, le vol de temps ou simplement le manque de savoir-faire ont tous un rôle dans les pointages incohérents.

Voici 5 bonnes pratiques pour vous assurer que vos employés pointent avec précision et cohérence :

1.Connaissez vos lois sur le pointage et créez une politique claire

Sans règles en place, tout est permis, y compris les cas de vol de temps et de pointage entre copains.

Avant de créer une politique, il est préférable de prendre en compte les lois sur le pointage applicables à votre pays. Comme les lois concernant l’arrondissement des heures et les pauses pour respecter les normes d’emploi.

États-Unis

Un bon point de départ consiste à consulter la loi sur les normes de travail équitables. Cela vous permettra de mieux comprendre les règles universelles concernant les lois sur le pointage, le salaire minimum, la rémunération des heures supplémentaires et les heures travaillées.

Canada

Pour les Canadiens, une excellente ressource serait les normes du travail fédérales. 

L’établissement d’une politique claire concernant le pointage est essentiel pour établir une structure et guider les employés sur les politiques relatives au pointage. Il est préférable d’organiser une rencontre avec le personnel et de les informer de la politique en place ainsi que des conséquences de ne pas les suivre. Pour assurer la clarté et éviter les malentendus, assurez-vous de laisser du temps avec une séance de questions-réponses.

2. Offrir des incitations

Quand il s’agit de motiver le changement, les incitations peuvent faire des merveilles.

Offrir une petite récompense à la fin du mois, comme un restaurant ou une carte-cadeau Amazon, à l’employé qui suit le mieux les consignes de pointage d’arrivée et de départ peut être l’incitation supplémentaire dont votre personnel a besoin.

Vous pouvez même aller plus loin en offrant un supplément ou un bonus personnalisé sur le quart de travail d’un employé à l’aide d’un logiciel de prime de quart de travail comme Voilà !

3. Activer les notifications

Lorsqu’il s’agit d’apprendre, la répétition est essentielle.

Plutôt que de prendre du temps sur votre journée à appeler ou envoyer un SMS à vos employés pour leur rappeler de pointer leur arrivée ou leur départ, laissez les employés définir leurs propres rappels automatisés à la place.

Un logiciel de planification intelligente comme Voilà ! a des notifications intégrées pour divers domaines que votre employé peut personnaliser en fonction de ses préférences (push ou e-mail). De cette façon, ils peuvent le configurer et l’oublier.

4. Donner l’exemple et proposer une formation

En tant que gestionnaire, c’est votre travail d’éduquer et de montrer aux employés l’importance de pointer correctement les entrées et les sorties.

S’ils voient que vous ne le faites pas vous-même, ils ne le prendront probablement pas au sérieux. Comprendre le « pourquoi » et le « comment » est donc très important.

Les employés doivent saisir l’idée qu’un bon pointage des entrées et des sorties a pour résultat une paie correcte.

Un bon leadership commence par offrir la formation et les outils dont les employés ont besoin pour réussir.

Si, par exemple, vous avez mis en place une nouvelle application de suivi du temps, responsabilisez les employés en leur apprenant à l’utiliser eux-mêmes et de la meilleure façon possible.

Savoir exactement comment et quand ils doivent pointer améliorera considérablement leurs chances de le faire correctement.

5. Restez simple

La main-d’œuvre horaire étant un environnement au rythme rapide, les employés sont quasi obligés d’oublier de pointer de temps en temps.

La mise en place d’un système de pointage vous permet de simplifier les choses en centralisant tous les pointages sous une seule plateforme.

Connaître votre effectif est très important. Si la majorité de votre effectif est de la génération Z ou de la génération Y, il y a de fortes chances qu’ils préfèrent garder les choses simplifiées, y compris le pointage des entrées et des sorties de façon directe sur leurs téléphones portables.

Plutôt que de s’appuyer sur des cartes de pointage pour pointer les entrées et les sorties à des endroits spécifiques, disposer d’un logiciel de gestion du temps et de présences adapté à leur style de communication permet aux employés de pointer facilement directement sur téléphone. Sans tracas.

Lecture recommandée : Guide ultime du logiciel de gestion du temps et de présence

Différents types de systèmes de pointage :

Il est essentiel d’éviter les erreurs coûteuses dues à des pointages incohérents pour gérer correctement votre entreprise. Lorsqu’il s’agit de choisir un système de pointage, il n’y a pas de solution adaptée à toutes les formules. En plus de votre budget, vous devez tenir compte de vos objectifs commerciaux et de vos besoins en main-d’œuvre pour trouver la solution qui convient le mieux à tout le monde.

Voici quelques-uns des systèmes les plus populaires pour pointer les entrées et les sorties de travail :

Cartes de pointage numériques

Si vous n’êtes pas ouvert au changement ou à la technologie, l’option de carte de pointage est votre meilleur choix.

Il s’agit essentiellement d’une version numérique de la carte à poinçons classique. Ces cartes ressemblent à une carte de crédit et automatisent le suivi du temps. Pourtant, sa simplicité a un inconvénient majeur : les employés peuvent glisser les cartes les uns des autres pour couvrir les absences ou les retards de leurs collègues.

Poinçon biométrique

Le poinçon biométrique est une excellente alternative pour les environnements de travail où les employés ne peuvent pas avoir leur téléphone avec eux parce que leurs mains sont pleines ou trop sales pour saisir leur code PIN.

Ce système de suivi de temps et de présence de haute technologie utilise la reconnaissance faciale, les empreintes digitales, les empreintes palmaires ou encore le balayage oculaire pour garantir l’identité et l’emplacement de vos employés tout au long de la journée de travail.

Le plus grand avantage est qu’il ne peut pas être trompé. Cependant, certains employés peuvent le trouver trop intrusif et refuser de l’utiliser pour des raisons de confidentialité.

Scanners RFID ou de code-barres

Les scanners RFID ou de codes-barres fonctionnent de la même manière que les cartes de pointage.

Les employés n’ont qu’à scanner leurs badges pour être pointés à l’entrée et à la sortie du travail. Comme les scanners biométriques, ils peuvent être reliés à un dispositif d’affichage si plus d’informations sont requises de l’employé pour savoir à quel projet ou tâche il s’attelle réellement.

La plus grande différence entre les deux est que les RFID peuvent être lues plus rapidement que les codes-barres, nécessitent plus de configuration et sont plus coûteuses. Alors que les codes-barres sont plus abordables et sécurisés mais moins durables.

Pointage mobile

Le pointage mobile est souvent la solution la plus efficace pour les employés qui ne travaillent pas au même endroit et/ou dont le responsable n’est pas sur place.

Pour le suivi du temps, une application de pointage comme Voilà ! permet aux employés de pointer directement depuis leur téléphone et est généralement géolocalisé pour confirmer qu’ils sont sur site.

S’assurer que les employés sont physiquement au travail permet d’éviter les comportements frauduleux comme le vol de temps.

Le pointage mobile est considéré comme une option de choix dans de nombreuses industries logistiques.

Il est simple et permet aux employeurs de confirmer les heures d’arrivée et de départ de leurs employés affectés aux services clientèles. Il est ainsi possible de les facturer automatiquement.

Le seul inconvénient est qu’il faudrait un téléphone portable pour une utilisation quotidienne.

Pointage téléphonique

Le pointage téléphonique est utile lorsque vos employés travaillent à distance et que le réseau n’est pas stable ou disponible. Il permet aux employés d’appeler le centre de pointage depuis une ligne fixe et de valider leur présence grâce à un code PIN fourni.

Inconvénient : en raison du temps qu’il faut pour pointer et du manque de vérification d’identité, faites-en une option secondaire.

Pointage web

Au cours des dernières années, le pointage web est devenu la référence absolue.

Il est simple à configurer et permet aux employés de pointer leurs entrées et sorties à l’aide d’un code PIN ou de leur numéro de téléphone via leur ordinateur ou leur tablette. Cette fonctionnalité polyvalente permet aux employés sur le terrain ou en dehors de pointer facilement.

Ce qui en fait une option idéale d’outil de planification des quarts de travail pour les employés de manufacture qui ne peuvent pas transporter beaucoup de choses à portée de main (y compris leurs téléphones et même leurs cartes-clés).

Alors que certains systèmes de gestion du temps et de présence par Web sont proposés sous forme d’applications pour tablettes, d’autres peuvent être utilisés à partir de n’importe quel navigateur, ce qui vous permet de les utiliser sur n’importe quel modèle ou matériel que vous possédez et supportez déjà.

Choisir le bon système de pointage

Maintenant que vous disposez de quelques-unes des bonnes pratiques sur le pointage des arrivées et des absences et que vous connaissez les différentes options de pointage disponibles, il est temps de vous demander si votre système actuel correspond à vos besoins.

Même si la carte de pointage numérique peut être une option sûre et confortable, si la réduction des coûts de main-d’œuvre et des erreurs de paie est une priorité, un système de pointage mobile ou par le Web peut vous convenir.

Si le budget ou la confidentialité ne vous préoccupent pas, un système biométrique peut également fonctionner.

Quelle que soit la solution que vous choisissez, sachez que Voilà ! propose des solutions simples, abordables et efficaces de gestion du temps et de présence qui évitent les erreurs coûteuses.