Comment calculer les heures supplémentaires

Le calcul de la rémunération des heures supplémentaires peut prendre du temps et être complexe, en particulier dans les industries manufacturières et de soins de santé.

Mais avec le coût de main-d’œuvre qui augmente d’année en année et les défis croissants pour les équipes RH, cela vaut la peine de vérifier vos finances et de découvrir combien vous dépensez pour les heures supplémentaires des employés.

Dépenser de l’argent en main-d’œuvre n’est pas négociable, mais en comprenant comment calculer les heures supplémentaires et en les réduisant si nécessaire, vous pouvez maîtriser les coûts de main-d’œuvre sans contrarier sur vos employés.

Table des matières

• Qu’est-ce que les heures supplémentaires ?
• Comment fonctionnent les heures supplémentaires ?
• Comment calculer le temps double et demi
• Qu’est-ce que la prime d’heures supplémentaires ?
• Foire aux questions (FAQ)

Avant de vous montrer comment calculer les heures supplémentaires de vos employés au salaire mensuel et les membres du personnel rémunéré à l’heure, commençons par les bases :

Qu’est-ce que les heures supplémentaires ?

Les heures supplémentaires désignent les heures travaillées par un employé en dehors de ses heures habituelles.

Parce que les employés acceptent de travailler plus longtemps que prévu, les heures supplémentaires sont payées à un taux plus élevé que les heures normales.

Comment fonctionnent les heures supplémentaires ?

Les heures supplémentaires sont généralement réservées aux travailleurs rémunérés à l’heure, elles sont donc courantes dans les secteurs de la santé, de l’hôtellerie et de la fabrication, où les employés travaillent par quarts.

Aux États-Unis, le taux fédéral minimum des heures supplémentaires pour les employés horaires est d’une fois et demie le taux horaire normal pour le travail.

Par exemple, si un employé horaire est payé 12 $ de l’heure et travaille 50 heures par semaine, il recevra 12 $ pour les 40 premières heures et 18 $ pour les 10 heures supplémentaires.

Bien que vous deviez payer les heures supplémentaires au taux fédéral minimum, vous pouvez choisir de payer les heures supplémentaires à un taux plus élevé ou de les payer moins d’heures par semaine, par exemple, lorsqu’un employé travaille plus de 35 heures au lieu de 40.

Au Canada, les taux d’heures supplémentaires diffèrent d’une province à l’autre. Cependant, en règle générale, tout ce qu’un employé travaille plus de 44 heures par semaine est rémunéré en heures supplémentaires, à un taux de temps et demi.

Certaines entreprises choisissent de payer un temps et demi ou un temps double (deux fois le salaire horaire) pour le travail pendant les vacances ou les quarts de nuit.

Payer des heures supplémentaires discrétionnaires supplémentaires est un moyen simple de récompenser les employés qui vont au-delà des attentes.

Mais devez-vous payer les heures supplémentaires sur le salaire? La réponse est un peu plus complexe.

Aux États-Unis, les employés salariés et les employés occupant des postes de direction, administratifs, professionnels, commerciaux et informatiques sont exemptés de la rémunération des heures supplémentaires si leur revenu hebdomadaire est supérieur à 684 $ par semaine.

Les employés payés moins de 684 $ par semaine doivent être rémunérés en heures supplémentaires au même taux que les travailleurs horaires s’ils travaillent plus de 40 heures par semaine.

Pour les salariés exonérés, les employeurs sont libres d’inclure des primes non discrétionnaires et des incitations telles qu’une commission jusqu’à 10% du seuil de salaire.

Au Canada, certaines catégories de travailleurs sont exonérées de la rémunération des heures supplémentaires, comme certains membres du personnel occupant des postes de gestion, d’administration, de direction et de vente.

Dans la plupart des régions du Canada, les employés salariés non exemptés peuvent recevoir des heures supplémentaires après avoir atteint le seuil de 44 heures.

Voici comment calculer les heures supplémentaires pour les employés salariés au Canada :

1. Déterminez le taux horaire de l’employé en fonction du nombre d’heures travaillées par semaine et de son salaire hebdomadaire. S’ils travaillent 44 heures par semaine, par exemple, et qu’ils gagnent 550 $, leur taux horaire est de 12,50 $, car 550/44 = 12,50.

2. Multipliez les heures supplémentaires par le taux horaire des heures supplémentaires. Si le salarié a travaillé 5 heures supplémentaires, ces heures seront rémunérées au taux de 1,5. 12,50 $ x 1,5 = 18,75 $.

3. Multipliez les heures supplémentaires par le taux des heures supplémentaires, donc dans ce cas, 5 x 18,75 $ est 93,75 $.

4. Ajoutez les heures supplémentaires aux heures régulières pour calculer le salaire de l’employé pour cette semaine. Par exemple, 550 $ = 93,75 $ = 643,70 $.

5. Assurez-vous d’ajouter les heures supplémentaires sur votre système de paie à la fin du mois afin que l’employé reçoive une rémunération exacte.

Aux États-Unis, vous pouvez utiliser le même calcul pour calculer la rémunération des heures supplémentaires pour les travailleurs dont le salaire hebdomadaire est inférieur à 684 $.

Divisez 684 $ par leurs heures hebdomadaires pour établir leur taux horaire, puis suivez les mêmes étapes que ci-dessus.

Comment calculer le temps double et demi

Si vous décidez de payer les travailleurs à temps double et demi pendant les vacances ou d’autres occasions spéciales, voici comment procéder :

1. Si le travailleur est salarié, établir son taux horaire en divisant son salaire hebdomadaire par le nombre d’heures travaillées. Imaginons qu’ils travaillent 44 heures par semaine pour 440 $ – cela ferait leur taux horaire de 10 $. S’ils sont payés à l’heure, vous connaissez déjà leur taux horaire.

2. Multipliez leur taux horaire par 2,5 pour obtenir le taux double temps et demi. 10 $ x 2,5 = 25 $, ce serait donc leur taux d’heures supplémentaires.

3. Si le travailleur est basé au Canada, il applique le taux des heures supplémentaires dès qu’il atteint plus de 44 heures. S’ils travaillaient 46 heures, soit 2 heures supplémentaires, il faudrait multiplier le taux des heures supplémentaires par les heures supplémentaires pour trouver le taux horaire des heures supplémentaires. Dans ce cas, 2 x 25 $ = 50 $.

4. Ajouter le taux hebdomadaire régulier aux heures supplémentaires pour leur salaire hebdomadaire global. Dans cet exemple, 440 $ + 50 $ = 490 $, ce serait donc leur salaire pour cette semaine.

Qu’est-ce que la prime d’heures supplémentaires ?

La prime pour heures supplémentaires fait référence au montant supplémentaire payé à un employé lorsqu’il travaille en dehors de ses heures dédiées.

Par exemple, si un travailleur est payé 1,5 fois son taux horaire normal lorsqu’il travaille plus de 40 heures par semaine, le salaire pour le 0,5 heure est la prime.

Si vous gagnez 10 $ de l’heure, par exemple, la prime serait de 5 $ puisqu’elle correspond à 50 % du taux horaire habituel.

Avec Evolia, il est plus facile que jamais de verser une prime à vos employés lorsqu’ils travaillent au-delà de leurs heures habituelles.

Vous pouvez ajouter une variété de primes adaptées à votre entreprise.

Que vous payiez un tarif et demi, un tarif double ou un autre tarif unique, vous pouvez mettre à jour la feuille de temps de votre personnel en un clic.

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Suivre le temps et présences des employés de façon numérique vient avec son lot d’avantages, mais l’un des plus évidents est qu’il réduit la marge d’erreur.

Si vous utilisez toujours des cartes de pointage physiques à l’ancienne pour enregistrer les heures, vous risquez de perdre des centaines, voire des milliers de dollars par an en raison d’heures payées inexactes.

De plus, la migration numérique de vos feuilles de temps peut vous libérer du temps pour vous consacrer à d’autres aspects importants de la gestion d’un service RH.

Foire aux questions (FAQ)

1. Comment le temps et demi est-il calculé ?

Le temps et demi est calculé en calculant le taux horaire typique d’un travailleur par 1,5. Si un employé gagnait 10 $ de l’heure, par exemple, le temps et demi serait de 15 $ de l’heure.

2. Les salariés ont-ils droit aux heures supplémentaires ?

Au Canada, les lois diffèrent d’une province à l’autre, mais les employés salariés non exemptés peuvent recevoir des heures supplémentaires. Aux États-Unis, seuls les salariés qui gagnent moins de 684 $ par semaine sont éligibles aux heures supplémentaires.

3. Un employeur peut-il ajuster vos heures pour éviter les heures supplémentaires ?

Oui, un employeur peut modifier votre semaine de travail pour éviter de payer des heures supplémentaires, mais il doit s’agir d’un changement permanent, pas seulement d’un ajustement ponctuel sur une semaine particulièrement chargée.

Ils sont également tenus d’informer les employés des mises à jour de la semaine de travail.

4. Qu’est-ce que le coefficient des heures supplémentaires et comment est-il calculé ?

Lorsque les salariés travaillent plus que leurs heures habituelles, les employeurs peuvent leur verser un coefficient d’heures supplémentaires.

Pour calculer le coefficient des heures supplémentaires, calculez le salaire hebdomadaire d’un employé et divisez-le par les heures travaillées.

S’ils ont un salaire hebdomadaire effectif de 500 $ et travaillent 45 heures, leur taux horaire de base pour les heures supplémentaires est de 500 $ divisé par 45 $, soit 11,11 $. La moitié du taux horaire (la prime des heures supplémentaires) serait de 5,55 $.

Si la personne travaillait 55 heures en une semaine, le taux horaire effectif et la prime pour heures supplémentaires seraient réduits.

Au final, plus le salarié travaille d’heures, plus le taux horaire effectif est bas.

L’essentiel

Comme pour les autres éléments des entrées de temps manuel qui font partie du rôle RH, le calcul des heures supplémentaires est une affaire délicate.

Pour libérer votre temps passé à ajuster manuellement la paie, optez pour une application de suivi du temps et présences que vous pouvez également utiliser pour payer les primes d’heures supplémentaires à votre personnel.

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