Choses à faire et à ne pas faire pour gérer équitablement les demandes de congé de vos employés

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La gestion des demandes de congés peut ressembler un souque à la corde.

D’un côté, vous avez les demandes de vos employés, et, de l’autre, vous devez répondre aux objectifs de votre entreprise.

Au milieu se trouve votre besoin de prendre une décision équitable sur l’ensemble des demandes de congé.

Devoir jongler avec les deux et ne pas donner la priorité à l’un par rapport à l’autre est vraiment un exercice d’équilibriste.

Le vrai enjeu consiste à offrir aux employés le temps dont ils ont besoin sans que cela compromette vos objectifs d’affaires.

Vous ne pouvez pas rendre tout le monde heureux, mais vous pouvez être juste dans votre approche en tenant compte des deux côtés de la médaille.

Voici les choses à faire et à ne pas faire pour gérer équitablement les demandes de congé :

1. Fixez une date limite pour les demandes et planifiez en conséquence

La flexibilité est essentielle, mais il est tout aussi important de savoir quand vous ne pouvez pas vous permettre que votre entreprise ne soit une ville fantôme en pleine haute saison.

Bien que les saisons de pointe puissent varier d’une industrie à l’autre, il est essentiel que vous informiez vos employés à l’avance de quand vous avez le plus besoin d’eux.

De cette façon, vous ne serez pas à court de personnel à des moments cruciaux comme le pic des vacances ou de la saison de la construction.

Une façon d’y parvenir consiste à informer tous les employés en même temps lors de la définition d’une demande d’échéance.

Vous pouvez le faire soit via une réunion publique à l’aide d’une plateforme de planification des employés, soit en personne.

Pour ce qui est de la manière dont vos employés doivent soumettre leurs demandes de congé, visez la simplicité.

Personne n’aime la paperasse pour remplir les demandes de congé.

Simplifiez le jeu avec vos employés en leur permettant de soumettre leurs demandes de vacances directement sur leur téléphone grâce à une solution de gestion des congés.

De cette façon, vous pouvez permettre à chacun de gagner du temps  et vous assurer qu’il sera suffisamment motivé pour les soumettre rapidement, car il s’agit d’un processus simple et linéaire.

De plus, lorsqu’une demande de vacances ou de maladie est approuvée, vous pouvez planifier à l’avance en réassignant facilement les quarts de travail à l’employé de votre choix.

Avec Voilà!, vous n’avez pas à résoudre le casse-tête des horaires et à trouver le remplaçant optimal en parcourant manuellement vos listes de rappels.

Votre plateforme de gestion des horaires préférée s’en charge et vous permet de couvrir tous les quarts de travail nécessaires.

2. N’obligez pas vos employés à rester connectés pendant leurs vacances (et rappelez-vous qu’ils le sont)

 Nous le savons tous : la communication est la clé.

Mais en ce qui concerne les vacances, la dernière chose que vos employés veulent recevoir, ce sont des messages ou des appels professionnels de vous ou de leurs collègues lorsqu’ils sont hors du bureau.

Une grande partie de cela peut provenir du fait que plusieurs ne sont pas conscients de leur indisponibilité.

Vous pouvez facilement faire connaître les congés de chacun en partageant votre horaire de congés avec toute votre équipe directement sur votre plateforme de gestion d’horaires.

Après tout, les congés d’un employé doivent être respectés.

Vous pouvez aller plus loin en utilisant une solution de gestion des congés qui vous permet de verrouiller leur emploi du temps, ce qui les empêchera d’être invité à un quart de travail ouvert ou de recevoir une demande de remplacement de leurs collègues lorsqu’ils sont absents.

Et n’oubliez pas, les gens restent constamment connectés et les employés engagés veulent plaire.

Par conséquent, un courriel disant qu’une réponse n’est pas urgente sera probablement toujours vu, et l’envie de répondre (lire le stress) reste forte!

4. N’utilisez PAS toujours la règle de l’ancienneté

Lorsqu’il s’agit de prioriser les demandes de congés, deux méthodes sont couramment utilisées : l’ancienneté ou premier arrivé, premier servi.

Pour décider laquelle utiliser, il est important de connaître votre public.

Le marché du travail d’aujourd’hui a changé et il est important de s’adapter à cette nouvelle réalité.

En d’autres termes : choisissez les règles qui font le plus de sens pour votre personnel.

Par exemple, si votre main-d’œuvre se compose d’une génération plus jeune, le recours à l’ancienneté ne vous fera pas gagner grand-chose.

Non seulement cela crée un certain sentiment de favoritisme « par défaut », mais ça laisse également une impression amère, car les milléniaux sont déjà plus susceptibles de changer de travail à chaque quelques années.

En imposant l’approche de l’ancienneté, vous ne leur donnez que plus de raisons de partir, le chemin vers la première place étant inexistant.

Concentrez-vous plutôt à leur donner une chance en utilisant le principe du premier arrivé, premier servi.

Puisqu’ils ont déjà été informés de la date limite à l’avance, ils peuvent tous demander leur congé. Celui qui soumet sa demande en premier se voit accorder un congé.

Cependant, il est important de conserver une certaine flexibilité.

Comme certains employés sont toujours les premiers à lever la main car ils n’ont pas de famille ou de conjoints avec qui confirmer leurs vacances.

Une alternative consiste à créer un système de récompenses, avec lequel vous priorisez les demandes de congé des employés qui se sont surpassés dans leur travail, comme de travailler pendant la haute saison ou de dépasser leurs objectifs trimestriels.

Quelle que soit la méthode que vous choisissez, tant que vous en implantez une adaptée à votre équipe, vous ne la laisserez pas se sentir ignorée mais satisfaite de votre approche.

5. Créez un horaire en rotation pour tous les employés

Saviez-vous que l’une des dix insatisfactions les plus fréquentes des employés concerne le favoritisme?

Cela découle souvent de la façon dont vous gérez vos demandes de congés.

Nous avons tous nos favoris, mais parfois nous les priorisons par rapport aux autres sans le remarquer.

Par exemple, l’employé le plus loquace qui semble toujours avoir une urgence familiale chaque semaine.

Ou encore : l’employé super extraverti qui demande toujours des week-ends en été.

Les employés les plus introvertis et silencieux ne sont pas traités de la même manière car ils ne se « démarquent » pas autant, mais travaillent probablement aussi dur sinon plus que les exemples précédents.

C’est là qu’entre en jeu un horaire en rotation.

La rotation des horaires de congé de vos employés est un moyen équitable de gérer les demandes, en particulier pendant les périodes les plus populaires comme l’été ou les fins de semaines.

Vous ne le réalisez peut-être pas, mais les impressions durent et le fait d’être obligé de toujours travailler les quarts moins désirés laisse une marque indélébile sur vos employés.

La rotation des horaires permet à chacun d’avoir une part du gâteau, donc aucun ressentiment ne se construit.

Conclusion

La gestion des demandes de congé est un équilibre délicat qui implique des politiques structurées tout en laissant une marge de manœuvre lorsque cela est le plus nécessaire.

Par-dessus tout, il s’agit de comprendre les besoins de votre main-d’œuvre et d’abandonner le favoritisme.

Maintenant que vous savez gérer équitablement et facilement vos demandes de congés, si vous souhaitez optimiser votre processus de gestion des congés et gagner du temps pour tous, n’hésitez pas à nous contacter!