Comment Voilà! aidé Yoga Fitness à gérer un horaire de plus de 150 cours hebdomadaires qui s’ajuste constamment

Fitness
Industrie
75
Employés
Plus de 500
Cours en ligne
7
Salles de cours
Commencer l'essai gratuit
Voilà! me rend la vie tellement plus facile. Il ne faut qu'un clic pour remplacer un employé. Plus besoin de contacter chaque remplaçant un à un. C'est génial!
Amélie Beaumont
Yoga Fitness

L’entreprise

Yoga Fitness est une chaine de centres de fitness cinq étoiles qui opère 3 studios dans la région de Québec. Son succès est largement dû au grand nombre cours de yoga et de fitness, offerts proposés par un grand nombre d’entraineurs hautement qualifiés.

En activité depuis 2013, Yoga Fitness a connu une croissance continue, ajoutant en moyenne une nouvelle salle de classe chaque année et ayant plusieurs cours affichant complet la plupart du temps. Leur devise? Sans jugement, sans comparaison, votre seule responsabilité est de vous sentir bien et de tirer le maximum de chaque cours.

 

L’enjeu

Afin d’offrir une grande variété de cours, Yoga Fitness doit maintenir un grand nombre d’entraineurs, chacun avec son ensemble de formations unique.

Par conséquent, lorsqu’un remplacement de dernière minute est nécessaire, il peut être difficile de se rappeler qui est qualifié et de contacter tous les remplaçants potentiels qui peuvent rapidement intervenir et enseigner une classe.

Avec 6 salles de classe réparties sur 3 emplacements, la direction doit naviguer entre les disponibilités des employés, en plus de planifier des horaires respectant les critères spécifiques à chaque cours, comme le temps de préparation ou de nettoyage des salles et le fait de ne pouvoir mettre une classe plus bruyante à haute intensité au même moment qu’une classe de relaxation. De plus, la création d’un horaire qui se concentre d’abord sur les besoins clients, avant d’y assigner des professeurs peut être problématique.

Cela apporte un niveau de complexité élevé et les gestionnaires perdent plus d’une semaine à créer le calendrier d’une session, ainsi que de nombreuses heures à gérer les modifications de dernière minute.

 

La solution

Yoga Fitness a rapidement bénéficié de l’utilisation de modification dynamique des horaires de Voilà! pour créer un programme équilibré sur dans ses centre set salles de cours.

Ils ont également gagné un temps précieux en documentant toutes les qualifications des entraineurs et en les assignant à des cours qui correspondent à leurs styles et formations.

Une fois le calendrier établi, ils ont facilement assigné leurs professeurs réguliers et ont laissé l’algorithme faire le reste en remplissant les classes restantes avec du personnel disponible et formé. Ce faisant, les nouvelles classes ont offert des heures équilibrées à tous et ont permis aux employés d’essayer de nouvelles classes.

Enfin, la fonction de messagerie instantanée de Voilà! a aidé à transmettre rapidement des informations à l’ensemble du personnel et à engager davantage la communauté de la famille Yoga Fitness.

Faits saillants

80 %

moins de temps perdu à gérer des horaires

50 heures

économisé sur la gestion des paie

64 %

de réduction de l'absentéisme

1 000 $

économisés par semaine sur les cours précédemment annulés pour cause d’absentéisme

10 %

de réduction du roulement du personnel