Comment Polymos a réduit de 50% l’effort requis pour gérer ses remplacements grâce à Voilà!

Manufacturier
Industrie
Plus de 250
Employés
2
# d’usines
plus de 5000
quarts de travail remplis par trimestre
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Voilà! est une application très simple et efficace. Vous pouvez ajouter des quarts de travail aux employés directement via l’application et afficher leur disponibilité en temps réel, ce qui vous fait gagner du temps précieux puisque vous êtes toujours au courant!
Sara Macleod, assistante RH
Polymos

À propos de Polymos

Fondé en 1969, Polymos est un spécialisé en moulage de produits de résine expansée.Avec deux usines au Québec et plus de 250 employés, cette entreprise familiale de troisième génération doit son succès à ses employés dévoués.

Leur capacité à s’adapter à différentes situations et à comprendre les besoins de leurs clients les distingue et leur permet de se dépasser, jour après jour.

Le défi

La pénurie de main-d’œuvre de 2020 a rendu difficile l’embauche d’employés à temps plein pour l’assistante en ressources humaines Sara Macleod et son équipe.

En conséquence, ils se sont tournés vers l’embauche de travailleurs à temps partiel. Un changement drastique, qui impliquait de contacter environ 15 à 20 employés via divers modes de communication (y compris les médias sociaux, les SMS, les appels téléphoniques) pour combler chaque quart de travail ouvert.

Pour Sara et son équipe, la ligne entre les communications personnelles et professionnelles s’est dissipée. Garder une trace de tout cela était chaotique et stressant, car cela devenait un travail constant 24 heures sur 24.

La solution

Une fois que Sara et son équipe sont passées à Voilà!, il est devenu beaucoup plus facile d’optimiser la planification de leurs horaires.

Au lieu de courir pour contacter les employés via divers canaux de communication, Voilà! a amélioré le processus, permettant aux employés de communiquer entre eux via son système de messagerie intégré et de postuler aux quarts ouverts directement sur l’application.

Cela a éliminé la période d’attente pour trouver un remplaçant de dernière minute, car Sara et son équipe ont pu automatiser le processus tout en restant au courant de l’évolution de la disponibilité et préférence de leurs employés.

Qu’est-ce que les employés ont le plus apprécié dans l’utilisation de Voilà! ?

Pouvoir communiquer directement sur Voilà! si quelque chose d’inattendu survenait et les empêchait de se présenter au travail, ils peuvent facilement annuler leur quart de travail et demander un remplacement. Cela a enlevé la culpabilité et le stress de « se sentir forcé » de se présenter. En conséquence, ils sont sentis plus productifs et plus heureux pendant leurs quarts de travail.

Pouvez-vous fournir un exemple de quand Voilà! a été bénéfique pour vous et votre équipe?

Une fois, nous avons dû remplacer un employé à temps partiel à la dernière minute. Il ne pouvait pas venir pour des raisons familiales et avaient annulé son quart de travail. Avec Voilà!, nous avons pu trouver un remplaçant qui s’est présenté le soir même à quelques heures d’avis seulement.

Que diriez-vous aux personnes qui hésitent à essayer Voilà! ?

Je leur dirais que c’est une application très simple et efficace. Vous pouvez ajouter des personnes à l’horaire directement via la plateforme et afficher leur disponibilité, ce qui vous fait gagner un temps considérable puisque vous êtes toujours au courant! À long terme, cela nous a fait gagner beaucoup de temps et a augmenté la productivité de nos usines en réduisant les temps d’arrêt.