MaClinique Lebourgneuf

Profil

Le concept MaClinique vise à regrouper différents groupes de professionnels de la santé sous un même toit. La succursale de Lebourgneuf regroupe ainsi des services de médecine familiale et spécialisée, une urgence mineure, un service de périnatalité et plusieurs autres spécialités.

Étant donné la nature changeante des besoins de personnels et l’impact élevé que peut avoir une absence, le groupe se sert de Voilà! pour assurer la planification des horaires, la gestion des remplacements et le suivi des présences du personnel infirmier et de soutien.

L’enjeu

Avant l’introduction de Voilà! il était complexe de publier plusieurs semaines à l’avance les horaires de travail, tout en pensant mettre ceux-ci à jour quotidiennement. Le personnel de gestion devait, en plus de gérer la bonne marche de la clinique, qui inclut un GMF-R, collecter les disponibilités des employés, construire leurs horaires et les leur communiquer. La nature changeante des opérations rendait donc complexe de publier plus d’une semaine à la fois, forçant MAclinique à recommencer régulièrement le processus.

En plus de ce casse-tête continu, les gestionnaires devaient guetter toute demande de remplacement et jouer du téléphone pour combler chacun d’eux. Il va sans dire que le temps de ces professionnels pouvait être nettement mieux investi, particulièrement dans un milieu aussi névralgique que celui de la santé.

La solution

Dès la mise en place de Voilà! au sein de son unité de soins infirmiers, la plus névralgique de la clinique, MaClinique a pu collecter automatiquement les disponibilités de son personnel pour les semaines à venir sans aucune intervention des gestionnaires. L’utilisation s’est ainsi rapidement étendue aux équipes de numérisation et au secrétariats autres services où la gestion des horaires était particulièrement complexe.

Une fois celles-ci dans le système, il fut aussi facile de créer des horaires récurrents et de placer les employés sur diverses rotations afin d’équilibrer la charge de travail entre tous.

Comme plusieurs employés doivent remplir différentes fonctions au sein de la clinique, l’implantation de Voilà! Dans un nombre croissant de services permet aussi de s’assurer que chacun soit au bon endroit, au bon moment. La répartition des effectifs dans les différents postes à combler a donc pu être grandement facilitée. Et les interfaces intuitives de Voilà! font en sorte de rendre quasi inexistantes les erreurs d’affectations.

Avec les solutions de poinçon de Voilà!, MAclinique peut aussi savoir en temps réel quel employé est sur place et faire un suivi rapide et visuel des retard et des absences.

Les gains de temps et d’efficacité ainsi générés ont enlevé un poids considérable sur les épaules des gestionnaires qui, à peine 3 semaines après l’implantation initiale, ont rapidement choisi d’étendre l’utilisation de Voilà! à d’autres unités.