4 trucs essentiels pour améliorer l’accueil de nouveaux employés

Avec la rentrée qui bat son plein et les entreprises qui redémarrent, la saison d’embauche prend de la vitesse.

Et embaucher le bon candidat n’est que la moitié du processus. Le réel défi est de les garder en poste et d’assurer leur pleine efficacité.

Selon Gallup, seuls 12% des employés sont « tout à fait d’accord » pour dire que leur organisation fait un excellent travail quant à l’accueil de nouveaux employés.

Autrement dit, il y a encore beaucoup à faire sur le front de l’intégration.

Et il faut tenir compte que :

Mauvaise intégration = employés désengagés = taux roulement plus élevé.

Sans un processus d’accueil solide, l’impact de vos efforts de recrutement est diminué et vos coûts explosent à moyen terme.

Une étude récente menée par SHRM a révélé qu’il en coûte à l’entreprise moyenne de 6 à 9 mois de salaire d’un employé pour identifier et accueillir un remplaçant.

Et cela n’inclut pas les heures consacrées à la formation de votre nouvel employé.

Au contraire, les entreprises avec des processus d’accueil performants de peuvent améliorer la rétention des embauches de 82% et déclarent générer plus de revenus et de meilleurs bénéfices.

Voici donc 4 manières d’améliorer votre processus d’accueil qui pourront s’additionner aux données déjà collectées par votre équipe RH :

1. Priorisez l’expérience employé en la gardant le plus simple possible

Si vous souhaitez améliorer votre processus d’accueil, la première chose à faire est de vous mettre à la place de votre nouvel employé et de prioriser son expérience.

Tentons de visualiser la situation.

Après avoir été au chômage pendant un certain temps, l’employé réintègre le marché du travail.

Il se retrouve entouré de nouvelles personnes, dans un nouvel environnement et nouveau rôle.

On attend beaucoup de lui : de nouvelles formalités à remplir, des protocoles de sécurité à respecter, des manuels employés à lire et surtout, de nouvelles responsabilités à assumer et à comprendre.

La plupart des entreprises font l’erreur de couvrir l’ensemble du processus en une seule journée.

Ce qui explique pourquoi 88% des employés ne sont pas satisfaits du processus d’intégration d’une entreprise.

Selon Kathryn Minshew, fondatrice de la firme de gestion de carrière The Muse, il est important d’alléger le fardeau en envoyant les informations pertinentes aux nouveaux employés AVANT leur arrivée.

Ainsi, leur envoyer des informations telles que le manuel de l’employé et les informations sur les avantages sociaux avant leur premier jour leur donne une chance de se familiariser avec la culture de l’entreprise avant de franchir la porte.

L’ajustement prend du temps et la dernière chose que vous voulez est de bombarder ou d’effrayer votre nouvel employé en le submergeant d’information dès le premier jour.

Après tout, n’oublions pas que ce premier jour est une étape cruciale pour faire une bonne première impression à votre nouvelle recrue.

Mettez-vous à leur place et demandez-vous :

Si j’étais un nouvel employé et que c’était mon premier jour de travail, est-ce que j’apprécierais pleinement mon expérience d’accueil?

Si la réponse est non, vous pourrez faire quelques ajustements.

Il y a un temps et un lieu pour la surcharge d’informations et ce n’est pas pendant les premières étapes du processus d’intégration.

Le premier jour devrait être axé sur une courte session d’intégration.

Les nouveaux employés ont besoin de temps pour s’approprier leur nouveau rôle et leurs nouvelles tâches, ce qui inclut :

1. Les présenter à l’équipe et leur permettre de visiter leur espace de travail (le cas échéant);
2. Découvrir et comprendre leur horaire de travail l’attribution des quarts et les introduire à votre système de gestion des horaires;
3. Les aider à installer tout l’équipement dont ils auront besoin;
4. Effectuer quelques formalités administratives (y compris un survol du code de conduite, des politiques de sécurité et de leurs responsabilités professionnelles);
5. Répondre ou clarifier toutes les questions qu’ils pourraient avoir en cours de route.

Et voilà!

Évitez les présentations PowerPoint endormantes de 3 heures sur les protocoles de sécurité ou les documents de 20 pages à lire d’un seul trait.

Le reste de la semaine devrait ensuite servir à compléter leur formation, leur assigner leurs tâches et confirmer que l’équipement dont ils ont besoin fonctionne correctement.

En ce qui concerne le processus d’intégration des employés, une structure est nécessaire, mais le plus important est de garder celle-ci simple et agréable.

2. Gardez la communication ouverte en tout temps

La communication est à la mode.

On la mentionne et s’en vante à toutes les sauces, mais en réalité, plusieurs employeurs ont dû communiquer avec succès au quotidien.

Nous avons tous eu ce patron qui nous a dit de ne pas hésiter à les contacter en cas de questions. Pourtant, lorsque vous lui avez tendu la main, son approche était froide et suggérait un autre ennui.

Ne soyez pas cette personne.

Soyez l’employeur qui se soucie véritablement du bien-être de vos nouveaux employés et les aidez en cas de besoin.

Car soyons réalistes : l’ajustement n’est pas facile et nous ne pouvons pas savoir ce que nous n’avons pas appris.

De plus, si vous n’avez pas la formation adéquate en place, votre nouvelle recrue vous contactera plusieurs fois. Ça, ou elle perdra du temps inutile à essayer de comprendre par elle-même certaines évidences pour se sentir frustrée au final.

Deb Lamere, vice-présidente expérience employé chez Ceridian met en lumière l’importance de communiquer régulièrement avec votre nouvel employé :

« Connecter avec vos employés par courriel ou, mieux encore, en personne pourrait simplement être un” Comment ça va? ” ou même de leur envoyer des informations sur l’entreprise ou des nouvelles de l’industrie jusqu’à ce qu’elles soient ajoutées aux listes de distribution officielles. Plus vous pourrez communiquer et partager avec le nouvel employé dans ses premiers jours, meilleure sera l’expérience pour lui. »

Une meilleure communication aide non seulement les nouveaux employés à se sentir les bienvenus et à l’aise, mais optimise également leur productivité dès le départ.

En gardant les voies de communication ouvertes, les nouveaux venus sont en mesure d’exprimer leurs questions ou préoccupations qui peuvent les empêcher de performer à 100% dans leur rôle.

Qu’il s’agisse de consulter leurs quarts de travail directement sur leur application de gestion d’horaire, de savoir comment effectuer une certaine tâche ou de clarification sur quelque chose, aucune question n’est inutile.

Le secret réside dans la communication individuelle.

Et si vous devez travailler à distance, faire un point quotidien par vidéoconférence par Zoom ou Google Meet et des points hebdomadaires par la suite peut faire des merveilles en clarifiant les tâches de l’employé et vos attentes et en développant une relation positive avec eux.

3. Facilitez la transition avec un système de parrainage

Tout le monde aime développer des relations positives.

Elles ajoutent beaucoup de valeur à notre vie et font ressortir le meilleur de nous.

Imaginez maintenant avoir un système de parrainage lors de votre premier jour de travail.

Cela ne fait pas que soulager le stress de la première journée de travail de votre nouvel employé, mais vous enlève également d’une charge de responsabilité.

Si la communication n’est pas votre point fort et que vous n’avez pas le temps de fournir une attention totale au moment où vos employés en ont le plus besoin, un système de parrainage peut faire des merveilles.

En fait, selon HCI, 87% des organisations qui développent un programme de parrainage pour l’accueil de leurs employés disent que c’est un moyen efficace d’accélérer le développement des compétences des nouveaux employés.

Maintenant que vous en connaissez les avantages, passons à la grande question:

Qu’est-ce qu’un système de parrainage efficace?

Simplement, un système de parrainage est une méthode d’intégration et de partage des connaissances utilisée pour orienter les nouveaux employés.

Le parrain est un employé qui guide le nouveau venu pendant les premières semaines ou les premiers mois de travail. Il lui sert aussi de personne de référence pour toute question sur le fonctionnement de l’organisation et ne provient pas nécessairement du même département.

En d’autres mots : c’est une personne qui veille à ce que votre nouvel employé d’adapte à son nouvel environnement de travail en douceur.

Un parrain peut faire plusieurs choses pour votre nouvelle recrue, notamment :

• Partager sa connaissance de l’entreprise pour l’orienter;
• Répondre à toutes ses questions en cours de route;
• Expliquer les directives et politiques de l’entreprise;
• L’aider à gérer efficacement son horaire
• Comprendre la culture de l’entreprise son fonctionnement concret (incluant les meilleurs restaurants du coin, les activités sociales entre employés, etc.).
• Et bien plus!

Cela vous évite d’être l’unique référence à chaque étape du processus et les met à l’aise en ayant quelqu’un vers qui ils peuvent se tourner (sans que ce ne soit toujours leur gestionnaire) en cas de besoin.

Gagnant / Gagnant.

Selon HBR, il est important d’avoir un gestionnaire planifié et un compagnon d’intégration dédié pour garantir à leur nouvelle recrue des premiers mois de travail positifs et productifs ».

Après tout, la chose la plus importante pour assurer la réussite d’un nouvel employé est qu’il se sente soutenu.

4. Faites de l’accueil de vos employés un processus continu

Regardons les choses en face: un accueil réussi requiert un effort continu.

Si vous voulez que votre employé réussisse, vous devez penser à long terme.

La dernière chose que vous voulez, c’est que votre nouvelle recrue quitte dans moins de 6 mois en raison de son manque d’engagement envers son rôle.

Aussi facile qu’il soit de se concentrer sur la première semaine ou le premier mois et de laisser les choses glisser à partir de là, offrir une expérience employé positive en continu présente de nombreux avantages.

Les employés qui jugeaient leur expérience d’accueil « très efficace » étaient 18 fois plus susceptibles de se sentir fortement engagés envers leur entreprise.

Il s’avère que les meilleurs programmes d’intégration des employés s’étendent sur les 90 premiers jours de l’employé, et peuvent même s’étendre sur une année complète – pour s’assurer que les nouveaux arrivés sont pleinement pris en charge lorsqu’ils atteignent leur pleine productivité.

Afin d’attirer et de retenir des employés de qualité, il est important de s’engager dans un processus continu conçu pour garder les nouvelles recrues engagées dans leur travail, proactives et concentrées sur leur développement au-delà des 90 premiers jours, et même la première année suivant leur arrivée.

Voici quelques recommandations clés de la part de Glassdoor :

• S’assurer que chaque gestionnaire planifie des conversations régulières
• Demander et fournir une rétroaction cohérente
• Travailler avec les nouveaux employés pour fixer des objectifs et définir les attentes concrètes
• Suivre et planifier toutes les formations requises
• Vérifier l’inscription et l’utilisation des avantages sociaux fournis
• Encouragez l’esprit d’équipe avec des activités formelles et informelles favorisant les nouvelles rencontres

L’ajustement prend du temps et vous voulez vous assurer que votre nouvelle recrue est sur le bon chemin en l’aidant à s’acclimater progressivement pour éviter un roulement élevé du personnel.

Une autre façon de le faire est d’évaluer la performance de l’employé de manière sommaire après 30, 60 et 90 jours.

Cela garantit que votre nouveau venu s’adapte bien à ses responsabilités et à son équipe, l’empêche de se questionner à savoir s’il répond à vos attentes et vous permet d’ajuster sa formation au besoin, pour maximiser ses chances de succès.

Étant donné que les commentaires ne sont pas à sens unique, il est important de se mettre à l’écoute de ce qu’ils ont à dire.

Après tout, il n’ya  pas de meilleur moyen d’améliorer votre processus d’intégration que de prendre l’information à la source : votre nouvel employé.

Conclusion

Maintenant que vous connaissez plusieurs façons d’améliorer votre processus d’intégration, il est temps de les mettre en œuvre dans votre entreprise!

Et pour vous assurer que vos employés profitent d’une expérience encore plus fluide et engageante, contactez l’un de nos spécialistes pour une démonstration gratuite des nombreux outils offerts à cet effet par Voilà!