3 raisons d’automatiser la gestion de vos horaires

Accepter le changement est difficile.

Surtout lorsque vous avez une façon « éprouvée » de gérer vos horaires à l’aide d’Excel ou manuellement sur papier.

Cela peut prendre une éternité, mais si le processus n’est pas cassé, pourquoi le réparer?

À l’heure actuelle, les entreprises ne cherchent plus à ajouter de nouveaux éléments pour combler des vides, mais davantage à optimiser et gagner en efficacité sur des processus déjà en place.

Après avoir interrogé certains de nos clients des secteurs de la santé et du commerce de détail, nous avons observé que les employés étaient souvent  les plus enthousiastes à l’idée de passer à une gestion d’horaire numérique.

C’étaient davantage les gestionnaires qui hésitaient, croyant cela trop compliqué, ou craignant que leurs employés ne l’utilisent pas correctement.

En fin de compte, c’était toutes des raisons valables, mais après être sortis de leur zone de confort et avoir fait le changement, ils se sont rendu compte que leurs craintes n’étaient que des incertitudes face au changement qui ne se sont pas concrétisées.

Mais si l’incertitude peut vous retenir de faire un saut, elle peut aussi propulser votre capacité à vous adapter et à vous grandir pour répondre aux besoins d’une main-d’œuvre en constante évolution, en particulier pendant ces périodes critiques.

Du point de vue d’une ancienne infirmière et d’un gestionnaire de commerce de détail, voici donc 3 raisons valables de passer d’une gestion traditionnelle de votre main-d’œuvre à une plateforme comme Voilà! :

1. Créer un sentiment de communauté

Rym Sara Bouanani, ancienne infirmière et présidente de Soins Rymed, une agence de placement pour les professionnels de la santé à Montréal, comprend bien le sentiment d’isolement auquel de nombreux travailleurs de première ligne sont confrontés dans leur vie quotidienne.

Avec de nombreux employés travaillant à divers endroits (y compris les hôpitaux et les cliniques), le sentiment de déconnexion est décuplé, surtout en ces temps difficiles pour les travailleurs de première ligne.

C’est l’une des raisons pour lesquelles elle est passée à une gestion d’horaire automatisée avec Voilà!

Non seulement cela a aidé ses employés à ne plus devoir gérer leur propre emploi du temps, mais ça leur a procuré «u n sentiment de communauté et d’appartenance » avec leur équipe.

Au lieu de compter sur les SMS pour rester en contact avec ses employés, Rym a décidé qu’il était préférable de les faire participer activement à Voilà! pour y centraliser la communication d’équipe et la gestion des horaires.

En conséquence, ses employés ont développé un sens de communauté plus fort, tout en améliorant l’efficacité de la création et de l’assignation des nouveaux quarts de travail.

Que ce soit via la messagerie instantanée, la possibilité de consulter leurs propres horaires et de connecter avec les autres, centraliser tout sur une seule application, a contribué à renforcer ce sentiment d’unité au sein de l’équipe.

Pour reprendre les mots de Rym, implanter Voilà! a contribué à ce que les employés « se sentent comme faisant partie d’une famille et d’une communauté », suivant les mêmes objectifs, séparés, mais ensemble.

2. Permettre aux employés de se concentrer sur ce qui compte le plus

Pour s’assurer que des employés à horaire variable donnent constamment leur 110%, ils doivent être activement engagés dans le succès de votre entreprise.

Cela implique d’être motivé et de se sentir valorisé par leur employeur, d’être rémunéré équitablement et surtout, d’avoir l’énergie nécessaire pour entreprendre leur journée.

En d’autres termes: ne pas se sentir épuisé ou dépassé en permanence.

Bien que le fait d’être dépassé soit inévitable lorsque vous travaillez dans des environnements en constant changement comme la santé et la vente au détail, l’anxiété est accrue lorsque vous avez d’autres tâches à vous soucier en dehors de votre rôle principal, comme la gestion de vos propres horaires et la de rester à l’affut de nouveaux quarts que votre employeur tente de combler.

Et toutes ces tâches se sont prises en charge d’elles-mêmes depuis que Rym a commencé à utiliser Voilà!

En tant qu’ancienne infirmière, Rym savait exactement à quel point la réalité du quotidien était demandante.

C’est pourquoi elle voulait alléger le fardeau de ses employés en leur permettant de se concentrer sur ce qu’ils font le mieux : sauver des vies.

Grâce à des fonctionnalités de gestion intelligentes telles que les invitations personnalisées et l’échange de quarts, ses employés n’ont pas besoin de jouer du téléphone pour essayer de trouver un remplaçant ou de la contacter pour connaître les quarts disponibles.

Comme le dit Rym,

« Les employés peuvent facilement voir qui est à l’horaire, échanger des quarts les uns avec les autres et avec une notification, je peux soit l’approuver  facilement. Il n’est pas nécessaire d’être devant un ordinateur, tout se fait en déplacement ».

Quant à ses employés?

 « Ils l’adorent tous, cela leur fait gagner du temps et leur facilite la vie.».

En supprimant le fardeau de devoir constamment vérifier avec leurs gestionnaires et d’établir leurs propres horaires, une application de gestion de la main-d’oeuvre permet aux employés de se concentrer sur ce qui compte le plus.

Moins de chaos = plus de productivité

3. S’intégrer aux habitudes déjà en place 

Autant gestion des horaires en ligne offre une accessibilité accrue et permet de gagner du temps sur le long terme grâce à l’automatisation, autant elle peut fonctionner en harmonie avec des processus plus traditionnels déjà en place.

Prenons l’exemple de Carl Fortin, gestionnaire chez Dépanneur Voisin.

Bien qu’il soit passé à la plateforme de gestion de la main-d’œuvre Voilà!, il peut toujours exporter ses feuilles de temps dans Excel pour permettre à la comptabilité d’effectuer une dernière validation avant d’importer les données dans la paie.

Il n’a donc pas nécessaire de perturber les processus d’autres départements, bien que l’on  facilite leur processus en leur évitant ensuite une saisie manuelle des données de paie.

Avec le temps, il pourra également travailler avec ses collègues pour passer à l’intégration entièrement automatisée de Voilà!, avec sa paie. S’il le souhaite.

De la même manière, Rym apprécie d’imprimer une copie papier de ses horaires pour l’afficher sur son babillard.

En fin de compte, ce n’est pas parce que vous souhaitez automatiser une partie de votre gestion que vous devez abandonner toutes vos pratiques et habitudes de dotation antérieures.

Avec la bonne application en place, le numérique et le traditionnel peuvent fonctionner de pair.

L’important est de rechercher la formule qui répond aux besoins de votre personnel.

Dans le cas de Carl Fortin, il s’agissait d’implanter une plateforme comme Voilà! qui est “facile à utiliser, rationalise le processus de gestion et vous permet de gagner beaucoup de temps sur le long terme”.

Pour d’autres comme Rym, c’était aussi simple que de trouver une solution permettant aux employés de consulter leurs horaires pendant leurs déplacements et de communiquer entre eux directement sur l’application.

Conclusion 

Passer d’une gestion manuelle de vos horaires à une planification en ligne demande une ouverture au changement.

Pourtant, comme nous l’ont appris Rym et Carl, le changement n’a pas toujours besoin d’être radical.

Il n’implique qu’un premier acte de foi qui mène à de meilleures opportunités à long terme pour votre personnel.

Une discussion avec vos employés pour voir quelle solution correspond le mieux à vos besoins vous permettra de mieux comprendre ce qui compte le plus pour eux.

Qu’il s’agisse de simplifier le processus de gestion des horaires, de centraliser les communications entre les employés ou de migrer votre poinçon vers les téléphones de vos employés pour gagner du temps, la première étape est de savoir pourquoi le changement est important.

La deuxième étape consiste à faire un premier pas.

Ou selon les mots de Rym: “Allez-y!”

Si vous souhaitez en savoir plus sur la plateforme de gestion de la main-d’œuvre de Voilà!, contactez-nous pour une démo gratuite!