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Voilà!

Comment gérer efficacement votre main-d’œuvre pendant la quarantaine du COVID-19

La plupart des entreprises ressentent déjà les contrecoups physique set économiques de la pandémie de coronavirus.

Les industries de services comme les restaurants ferment temporairement, les employés du commerce de détail voient leurs heures réduites de moitié et les entreprises de technologies sont forcées de s’isoler.

Bref, les temps sont durs. À tel point que les ajustements et les réductions d’effectifs deviennent essentiels pendant la quarantaine du COVID-19.

À la suite de ces défis inattendus, les gestionnaires de nombreuses entreprises se démènent pour ajuster leur main-d’œuvre et trouver des moyens de gérer ces changements imprévisibles tout en gardant leur calme et en continuant d’essayer de supporter leur main-d’œuvre.

En tant que plateforme de gestion de main-d’oeuvre supportant des entreprises de toutes tailles et natures, nous comprenons les défis auxquels sont confrontés les gestionnaires.

C’est pourquoi, nous voulons vous aider de toutes les manières possibles en partageant quelques trucs pour utiliser Voilà! pour gérer votre personnel plus facilement et plus efficacement pendant la quarantaine du COVID-19 :

  1. Gardez tous vos employés dans la boucle

 

Avec l’arrivée rapide de la pandémie, chacun doit ajuster ses habitudes de travail, les réunions avec collègues et fournisseurs, vos cadres et CEO seront plus fréquentes afin de gérer l’imprévisible et de  partager un maximum d’information.

Quoi qu’il en soit, vous ne devez jamais perdre de vue vos employés. Après tout, ils ont besoin que vous soyez demeuriez des leaders forts en ces temps incertains. Il est important de maintenir la communication ouverte et continue de la manière qui convient le mieux à votre équipe.

 Lorsque des changements d’horaire se produisent, vous voudrez communiquer ces changements efficacement à tous les employés concernés. Vous voudrez aussi vous assurer de pouvoir partager toute nouvelle décision et évolution de votre plan de match à l’ensemble de vos employés.

Vous pouvez répondre à toutes les questions ou préoccupations de vos employés dans une conversation générale sur la plateforme de messagerie de Voilà.

De plus, y organiser une conversation de groupe quotidienne pour tenir les employés au courant des développements récents est un autre excellent moyen de les rassurer et de les garder engagés dans le succès de votre entreprise pendant qu’ils demeurent à la maison.

En répondant à leurs préoccupations avant qu’ils n’aient à vous envoyer un message individuel, vous les rassurerez et apporterez une certaine structure de retour au travail et les conseillerez sur les prochaines étapes sans être submergé par les messages.

Conseil:

Pour vous assurer que chaque employé reçoit une notification lorsqu’un message est envoyé, demandez-leur de s’assurer d’aller dans leur profil Voilà!. et de s’assurer que leurs notifications soient activées sous l’onglet «Préférences».

 2. Modifiez facilement les horaires en place

Le coronavirus affectant de nombreuses industries, il est inévitable que des changements d’horaires incluant l’annulation et la modification de quarts se produisent plus fréquemment que d’habitude.

Si vous devez effectuer l’une des opérations ci-dessus, voici comment gérer les modifications aussi rapidement et proactivement que possible.

 La suppression des quarts peut être effectuée en un clic en utilisant la fonction de suppression de masse:

1. Sous l’onglet « Horaire », dirigez-vous vers le coin supérieur droit et cliquez sur l’icône de corbeille.

2.Choisissez « la période » pour laquelle vous souhaitez supprimer les quarts de travail.

3.Choisissez « les équipes, les positions et les lieux » dont vous souhaitez supprimer les quarts.

4.Cliquez sur Supprimer les quarts puis sur « Confirmer ».

5. Voilà!

 Pour modifier un quart:

1.Cliquez sur « l’onglet horaire » Dans le coin supérieur.

2.Sélectionnez les « quarts spécifiques » que vous souhaitez modifier. Une fenêtre apparaitra.

3.Dans le coin supérieur droit, cliquez sur les « 3 points » et sélectionnez « modifier le quart ».

4.Modifiez les informations que vous souhaitez changer sur le quart de travail sélectionné.

5.Cliquez sur « Enregistrer ».

6.Voila! informera automatiquement vos employés des changements d’horaire.

 

 3.  Gardez l’equilibre tout autour en travaillant avec un minimum d’heures à assigner

 Bien que vous ayez l’habitude de viser à remplir chaque quart de travail à l’horaire, mieux vaut présentement gérer celui-ci au jour le jour.

Pourquoi ne pas tenter de travailler par heures assignées minimales?

De cette façon, les employés avec le moins d’heures assignées seront toujours invités à prendre un quart en premier. Ainsi, au lieu de licencier des employés, vous pouvez attribuer à tous les employés un nombre d’heures minimal afin que chacun reçoive quelques heures de travail et de salaire.

Voici comment prioriser les employés par « heures assignées dans la semaine » pour un quart de travail:

1.Allez dans l’onglet « Paramètres »

2.Cliquez sur l’onglet « Équipes »

3.Faites défiler vers le bas jusqu’à « Invitations » et sélectionnez « Heures assignées de la semaine »

4.En bas à droite de la page, cliquez sur « Modifier »

5. Voilà!

Tous les nouveaux quarts créés seront donc proposés aux employés qui ont le moins d’heures en premier, afin d’équilibrer vos quarts restants entre tous.

4.Connaissez vos règlementations locales

Même si la panique peut conduire à une prise de décision précipitée, il est important de penser à long terme et de veiller à l’intérêt non seulement de votre entreprise, mais aussi de vos employés.

Avant d’imposer des changements d’horaire majeurs des employés, consultez les lois s’appliquant à votre région.

Par exemple, au Québec, un employé a le droit de refuser de travailler si l’employeur ne lui donne pas un préavis d’au moins cinq jours concernant un changement d’horaire.

Prenez aussi soin de regarder les exemptions récemment mises en place en raison de la quarantaine! De plus, en raison des fermetures de garderies et d’écoles, il est important de tenir compte des employés qui doivent prendre soin de leurs enfants. 

Pour plus d’informations sur les facteurs importants et les lois du travail à prendre en compte lors de la planification des ajustements d’effectifs, consultez ce site.

5.Les employés d’abord, les affaires ensuite.

 Dans le cas où un employé tombe malade, il est préférable de ne pas passer en mode panique (ou d’acheter une quantité inutile de papier de toilette). Au lieu de cela, soyez flexible face à leurs besoins en vous assurant qu’ils peuvent demander des jours de congé ou un remplacement de manière efficace directement sur Voilà!. Plus important encore: soyez empathique.

Dans des moments comme ceux-ci, il est important de rester calme et de guider votre équipe avec leadership et compassion. Avoir à cœur les meilleurs intérêts de vos employés vous permet de les valoriser et de les voir revenir en force pour supporter la relance éventuelle de vos activités.

Après tout, nous sommes tous dans le même bateau.


Des ressources pratiques

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